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就業規則作成・変更

1.就業規則作成・変更

就業規則は、会社にとって憲法に相当する最も大切なルールブックのことです。就業規則のルールを労使ともに守ることによって、社内の秩序を維持し、従業員が仕事に専念できる労働環境を整え、効率的な会社運営を実現することができます。

就業規則を作成する場合は、給与や労働時間、休日、退職などの重要な労働条件については必ず記載し、退職金制度や表彰・制裁の制度、職業訓練制度などは会社が実施するのであれば必ず記載します。

服務規律や各制度の趣旨、根本精神の宣言、就業規則の解釈や適用に関する規定等については記載する必要はありませんが、記載しても問題はありません。

常時10人未満の労働者で構成される会社の場合、法律上の就業規則作成および届出義務はありませんが、社内秩序の維持や個別労働紛争を未然に防ぐ効果もありますので、1人でも人を雇うのであれば就業規則を作成することが望ましいでしょう。小さな会社ほど、たった1人の従業員とのトラブルが大きな打撃となり、会社の成長を阻害する結果になりかねないからです。

就業規則を整備していない会社は、その規模にかかわらずすぐにでも作成してください。

就業規則をすでに整備している会社といえども油断は禁物です。見直し・変更する場合は適切な知識を持った専門家に依頼することをお勧めいたします。

当事務所は就業規則の作成・変更について実績があります。ご相談ください。

2.就業規則作成によるメリット

バランスのよい就業規則を作成し、そのルールに従って運用すれば、使用者側にも労働者側にも様々なメリットがあります。

労使どちらか一方のメリットばかりが強調された就業規則は、労使関係のバランスを崩すことになり、結果として労使トラブル発生の要因となります。

【労働者のメリット】

  • 労働条件や職場規律が明確になることで、安心して働くことができる。
  • 文章化されたルールによって、使用者側からの不当な制裁を避けることができる。
  • 自分が知らないルールによって、懲戒を受ける心配がなくなる。
  • やって良いこと悪いことが明確になり、のびのびと働ける。
  • 権利が守られ人生設計がたてやすくなり、充実した人生となる。
  • 不安が無くなり、仕事に集中できる。

【使用者のメリット】

  • 労働条件や職場管理の統一化により、効率的な労務管理が実現する。
  • 労働者一人一人が職場ルールを理解することで職場の秩序が良好に保たれ、組織目標が達成しやすくなる。
  • 労使トラブルを未然に防止し、有能な労働者の離職を防ぐことができる。
  • 労使トラブルに割く無駄な時間がなくなり、経営に専念できる。
  • 生産性・労務効率が高まり、会社利益の向上につながる。

3.就業規則に記載すること

就業規則に記載する事項は『絶対的必要記載事項』、『相対的必要記載事項』、『任意的記載事項』の3つに分類されます。

『絶対的必要記載事項』
→就業規則を作成する場合は必ず定めて記載しなければならない事項のこと

絶対的必要記載事項は、必ずルールを明確化して記載します。就業規則にとってもっとも重要でトラブルになりやすい部分です。

給与や労働時間、休日、退職など労働者の生活に大きく影響する部分ですので、労働者が安心して仕事に集中することができるようにきちんと検討しなければなりません。

『相対的必要記載事項』
→退職金制度や表彰・制裁の制度、職業訓練制度など会社がこのような制度を実施するのであれば、必ず記載しなければならない事項のこと

相対的必要記載事項に記載する制度がなければ記載しなくても違法ではありません。

ただし「制裁の制度」は、職場の秩序を維持するために重要ですので、『絶対的必要記載事項』の「退職に関する事項(解雇の事由を含む)」とのバランスをとりながらルール化しておきましょう。

『任意的記載事項』
→服務規律や各制度の趣旨、根本精神の宣言、就業規則の解釈や適用に関する事項のこと

任意的記載事項は、労働基準法上の規制が無いので就業規則に記載する必要は法律上ありませんが、記載してはいけないということではないので有効に活用すべきです。

労働者にとって有益で、会社の発展につながるような仕組みがあれば積極的に記載しましょう。

絶対的必要記載事項

  1. 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては、就業時転換に関する事項
  2. 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  3. 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

相対的必要記載事項

  1. 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
  2. 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
  3. 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
  4. 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  5. 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  6. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  7. 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
  8. 以上のほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

任意的記載事項

  1. 服務規律や制度の趣旨に関する事項
  2. 根本精神の宣言に関する事項
  3. 就業規則の解釈や適用に関する事項
  4. その他会社独自の仕組みや制度に関する事項

4.就業規則作成・変更の手順

就業規則の作成・変更方法について、担当者の選任や手順は特に法で定めてはいません。ただし、完成した就業規則について、労働者代表の意見を聴取し、常時10人以上の労働者を使用する会社の場合は労働基準監督署へ届出て、労働者に周知することは労働基準法で定めています。

就業規則の作成・変更のプロセスは以下のとおりです。

(1)現状把握・分析

まず自社で実施している労働条件や服務規律、給与や賞与などについて洗い出します。

箇条書きにして列挙すると分析しやすくなります。

(2)方向性・バランスの決定

労務コストをなるべく削減し、給与に配分するのか、休日、休暇を増やしたり、福利厚生を充実させるなどして労働者の働きやすい労働環境を目指すなど就業規則を作成する上での会社の方向性とバランスを検討します。

(3)試案の作成

(1)、(2)をもとに試案を作成します。すでに就業規則がある場合には変更前のその就業規則に、新たに作成する場合はベースとなる就業規則を選んで、追加・修正を加えます。

法違反や記載漏れ、会社の実情に合わないものがないかなど、検討しながら作成します。

(2)で検討した方向性やバランスが反映されているか再度確認します。

(4)就業規則の完成

(3)の試案を基に条番に漏れやズレがないか、誤字・脱字がないかチェックし就業規則を完成させます。

(5)労働者代表の意見聴取

当該事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合には、その組合の意見を、労働組合がない場合は、労働者の過半数代表者の意見を聴く必要があります。

労働組合あるいは労働者の過半数代表者は意見書に記入し署名または記名押印する必要があります。

(6)労働基準監督署へ届出

(5)の意見書を就業規則に添付して、遅滞なく労働基準監督署へ届出ます。

労働基準監督署へは就業規則および意見書を正本・副本(コピー)用意して届出、受理印を受けた副本を返却してもらいます。

(7)労働者への周知

労働基準監督署へ届け出た就業規則は次のいずれかの方法で労働者に周知する必要があります。

  1. 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること
  2. 書面を交付すること
  3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること
(1)現状把握・分析
  • 自社の労働条件や服務規律、給与や賞与などの洗い出し
  • 箇条書きにして列挙
(2)方向性・バランスの検討
  • 根本となる方向性を検討
  • 労働条件や給与などのバランスを検討
(3)試案の作成
  • 法違反や記載漏れ、会社の実情に合わないものがないか確認
  • 方向性やバランスが反映されているか再度確認
(4)就業規則の完成
  • 条番のチェック
  • 誤字・脱字のチェック
(5)労働者代表の意見聴取
  • 労働組合あるいは労働者の過半数代表者の意見聴取
(6)労働基準監督署へ届出
  • 就業規則に意見書を添付して、遅滞なく労働基準監督署へ届出る

労働者10人未満の会社は必要ありません。

(7)労働者への周知
  • 労働基準監督署へ届け出た就業規則を労働者に周知
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